オンライン会議の事務局補助

この1年間で皆さんもオンライン会議を実施することが多くなったことと思いますが、事務局業務を担うのに人手が足りずにてんてこ舞い、ということはないでしょうか。

オンライン会議があちこちで導入されるにつれて、少しずつ依頼いただき始めているのが、「事務局補助」の業務です。もともと立会録音として現地に臨席していたところ、それに加えてオンライン会議のホスト役（共同ホスト）を担わせていただくケースも出てきました。

先日は、都内東京駅近隣の貸し会議室をメイン会場とし、現地で10人、オンラインで15人の合計25人程が集まった会議の共同ホスト役を担当しました。開会前の慌ただしいときに少人数の専任スタッフだけではWeb参加者の入室管理も大変ですので私たちのサポートはなかなか好評のようでした。

その際にお手伝いしたことを箇条書きにすると以下のような業務でした。

１）Web会議のホストを立ち上げて設定を整えて、

２）ログインしてくる方々を参加予定者リストでチェックして入室の承認を与え、

３）会議中は発言者以外がミュートになっているか目を光らせ、同時に

４）報告内容に合わせて資料を画面共有し、スライドを繰っていきました。

さらに、このときは、たまたま貸し会議室の設備が充実していたので音響や映像関係についてもサポートしています。

５）オンライン会議のモニター映像を会場のスクリーンに上映し、

６）現地会場の参加者の声をマイクからオンライン参加者に届け、

７）オンライン参加者の声を備え付けのスピーカーを介して場内拡声しました。

この会議は現地とオンラインの双方に参加されるハイブリッド方式ですので音響関係は心配もありましたが、ハウリングも起こらず、声の聞こえない方もいらっしゃらず、会議の進行も順調でした。オンライン上の入室管理をこなしながらスライド資料を繰っていくのは慌ただしかったのですが、それも何とかこなし、首尾は上々だったと思います。

私たちがサポートできることは限られていますが、これからも皆さんのご希望に合わせたオーダーメイドの対応ができればと思います。

※ 写真は、事務局補助のイメージです。

左側のＰＣで参加者のチェックや資料の共有などの操作・管理を行い、右のＰＣの画面が会場のスクリーンとオンライン会議に共有されます。