オンライン会議トラブルあるある事例集

会議のオンライン開催はもうすっかり当たり前のものとなり、今ではZoomやWebex操作の達人もチラホラといらっしゃるようです。ただ、もう日常化したWeb会議に弊社が立会録音サービスで臨席した際に、記録の作成にマイナスの影響を与える不具合やトラブルも大小ちょくちょくあります。今回は、日常的にある不具合やトラブルについてピックアップしてまとめてみました。

1）ダブルトーク

ダブルトークとは、複数の人の同時発話を意味しています。現在のWeb会議システムでは、話によるとハウリング防止のためらしいのですが、一つの端末で音声を同時に出力と入力することは抑制されています。結果、一人以外のマイクがオフになるのですが、そのため、発言が聞き取りにくくなってしまいます。皆さんも日々体験されていることではないでしょうか。

弊社が臨席して一番もったいないなと思うのは、「うん、うん」「そうですね」といった相づちが原因で肝心の発言が聞こえてこないケースです。

オンライン会議において一人でPCに向かって話すのは、慣れてきたと言っても何だか孤独なものですから、話し手は相づちの一つでも欲しいし、聞き手も相づちして上げたいのは確かでしょう。ただ、オンライン会議の時代では、発話をじゃましない上手な相づちが求められているようです。もしかすると、話し手に対して仕草で関心の高さや理解できていること（できていないこと）を伝える、ノンバーバルなコミュニケーションが求められているのかもしれません。

2）誰が発言したのか分からない

私たちが会議に臨席する理由の一つは、オンライン会議でもオンサイトの会議でも、発言者を特定して記録することにあります。オンサイトの会議では、発言には「聞こえてくる方向」があり、発言者を目視できなくても、急いで声のする方向に目を移せば発言者が特定できました。

ただ、オンライン会議では、日々皆さんもお気づきのように、発言者が本当に分かりにくいケースが生まれてきました。

＜マスク＞皆がマスクしており、口の動きが見えないため、発話者を断定しにくいときがあります。何か動きのある人物を発話者として目していたら、ただ会議つかれで伸びをしていただけだった、ということは皆さんも経験があるのではないでしょうか。

＜短い発言＞短い発言はWeb会議システムも反応できず、顔の表示が間に合いません。「賛成です」という一言が誰の発言か分からないことがあります。どうやら賛成なのはこの人だけのようなのですが、誰だったのか・・・。

＜意外な人の発言＞オンサイトの会議は座席に序列がありますが、オンライン会議はオーソリティー、コアメンバー、更にオブザーバーでも平等に簡単に発言できます。言ってみれば平場で参加者が議論できるわけですので素晴らしく民主的な装置になっていると思います。ただ、思わぬ方から発言があると、どなたの発言か分かりにくくて困るシーンがあることも確かです。表示名が「PC user」やニックネームだったりすると、その発言後には、司会者も発言の取り扱いに困ってシーンとなったり・・・。

3）インターネット環境・PCのトラブル

Web会議システムもPCも人が作ったのものですので故障します。しかも、よりによって重要な会議の時にこそ故障します。弊社の立会録音サービスでも、二つの端末でログインしたり、一つの端末はすぐにでもログインできるようにスタンバっていたりと対処しているところです。しかし、そうして準備を整えていても、通信の不調、PCの不調、Web会議システムそのものの不調、社内ネットワークの不調などトラブルの種はどのフェーズにも潜んでいます。

オンサイトの会議ではどんな機材トラブルがあってもバックアップの録音機で何とか辛うじてでも録音できましたが、オンライン会議では＜録音が少しできた＞という程度の問題はほとんどなく、「録音できた／できなかった」の二分法的な極端な結果になりがちです。

オンサイトの会議では圧倒的だった弊社の録音力も、オンライン会議では参加者の皆さんと大きく変わらなくなっています。弊社に録音を依頼いただく際にもリスクヘッジのためにお客さまの端末でもレコーディングしていただくようにお願いしているところです。逆にそのリスクヘッジのために弊社も録音しているとお考えいただけたらと思います。

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さて、これらはいずれもオンライン会議で皆さんも実際に経験した「あるある」ばかりではないでしょうか。

もちろん、すぐに改善できる点・できない点はあると思いますが、これからの会議運営のヒントになるかな、と思います。

この記事が2021年最後の記事となります。

最後になりましたが、今年１年大変お世話になり、ありがとうございました。

2022年もアドレスをどうぞよろしくお願いいたします！