テープおこしのプリンシプル４
一般的に会議では、冒頭で会議名称が述べられて開会が宣言され、その後に挨拶や議題の説明に進みます。
弊社をご利用いただくお客さまの中には、会議開始してからしばらく後から録音される方がいらっしゃいます。恐らく事務局としての準備を慌ただしく終えて何とか開会まで漕ぎ着けたという安堵もあり、録音は二の次になっているのだと思います。また、会議の冒頭はいつも同じような文言が発言されて儀礼的な側面が強く、会議の内容そのものには関係しないために軽視されているのかもしれません。
このように軽んじられている会議の冒頭ですが、まったくの部外者である私たちにとっては有益な情報が含まれていたりします。たとえば、、、と考えてみたら結構ありましたので、以下に列挙してみます。
(ａ)欠席者情報が報告されることがあり、発言者の特定について間違いを防げる。
(ｂ)参加者の一言自己紹介の録音があれば、あとあとの発言者の特定に役立つ。
(ｃ)司会者が冒頭に名乗り、そこでしか司会が誰か分かるチャンスがないケースが多い。
(ｄ)開会の挨拶で会議の意義目的が語られることがあるので議論の理解に有益。
(ｅ)議事の順番や休憩の案内などのスケジュールが予告されて会議理解に役立つ。
また議事次第との順番が相違することが説明されるならば、更に役立つ。
(ｆ)特に変則的な進行の会議（開会直後に意見交換が始まったり、グループディスカッションが挟まれたりするケースなど）では、開会部分の録音が欠落しているために進行が理解できず、会議全体の理解に苦しむケースがある。
(ｇ)冒頭に会議名称が宣言されるため、依頼いただいた会議であることが確認できる。
開会の部分は、儀礼的とも言えそうな事務的な発言が多いのですが、部外者である私たちがそこから細やかな情報を拾い取っていることがお分かりいただけるのではないでしょうか。
会議の理解とは別の話になりますが、(ｇ)の冒頭で会議の名称が宣言されることについては、隠れた重要性があります。というのも、お客さまが予定と違った間違った録音をお送りくださるケースが、実はそれほど珍しいわけではないからです。もちろん気をつけてお送りいただくことが第一ですが、私たちの方でも確認しますので、それで誤発注がしばしば回避されています。
軽視されがちな会議の始まりですが、その録音をお預かりするのは、実はなかなか大事なことなのです。
